08 Nov Trabajar casi sin email: nuestra experiencia con Slack

Hace unos meses un amigo mío, Borja Moreno (https://bit.ly/2yZMvIZ) me comentó que en su empresa no utilizaban el email para comunicaciones internas, y que estaba encantado con esa manera de trabajar. Le pregunté cómo lo hacían y me habló de una herramienta llamada Slack. Yo había oído hablar de ella hace algún tiempo, aunque no terminaba de verle la utilidad. Sin embargo, si Borja estaba tan contento, me pregunté ¿porqué no probarlo? Así que, hace cuatro semanas decidí darle una oportunidad y empezamos a trabajar con Slack. En este post os cuento qué es, cómo funciona y qué resultados nos ha dado.

El comienzo.

Empezaré contando que en Marksman somos un equipo pequeño (5 personas) y localmente deslocalizado. Me explico: En la oficina solemos estar MariPaz, jefa de proyectos, y yo (cuando no estoy impartiendo un curso, que últimamente es bastante a menudo). Por otro lado, hay dos Formadoras (Eliana y Thais) que trabajan por proyectos y por tanto no suelen venir a la oficina, aunque tenemos un contacto si no diario, muy frecuente. Finalmente tenemos una persona que nos gestiona la web y que trabaja desde Estados Unidos. Hasta ahora funcionábamos entre todos a base de teléfono y mail y aunque la comunicación era fluida, seguramente podíamos mejorar alguna cosa.

Lo reconozco, soy bastante “teki” y me molan mucho las aplicaciones, programas, etc. Pero no toda la gente del equipo es igual que yo, así que hubo alguna reticencia inicial, pero para sorpresa de todos, la aceptación ha sido espectacularmente buena y en un período de días muy corto.

Qué es Slack

Slack es una herramienta creada en 2013 y que permite centralizar las comunicaciones entre las distintas personas de una organización, de una manera muy sencilla. Podríamos decir que es como si fuese un whatsapp corporativo, pero mucho mas organizado, con una estructura muy cómoda y con muchísimas más posibilidades.

Slack funciona con “espacios de trabajo”, esto es, una especie de centro de operaciones en el que una serie de miembros pueden interactuar y colaborar. Dentro de este espacio, se trabaja a través de distintos chats organizados en “canales”. Nosotros hemos organizado nuestros canales por clientes (ordenado alfabéticamente) y/o temáticas (facturación, marketing). Cada uno de nosotros tiene acceso a determinados canales (podemos estar todos o sólo los que están involucrados en un proyecto) y todo lo que tenemos que hablar de cada proyecto, se escribe en ese canal. De esta manera, todo queda registrado de manera continuada y podemos ir contestándonos de una manera mucho más ágil y cómoda que con el email. Además, Slack permite adjuntar documentación o archivos en distintos formatos, lo que resulta muy práctico también.

En Slack también existe la posibilidad de tener conversaciones privadas entre los distintos miembros del equipo sin que los demás tengan acceso a ellas. Por ejemplo, no me extrañaría que entre Eliana y MariPaz me hayan puesto verde por obligarlas a usar esta herramienta jejejeje…

Hay mucho mas que conocer de Slack, pero no quiero alagarme mucho con la explicación. Si queréis mas info, pichad en este enlace y obtendréis una visión más amplia sobre qué es y cómo funciona: https://bit.ly/2z1o0NJ.En este video de Youtube (https://bit.ly/1vQQhcw) hay una explicación clarísima de porqué es mas útil usar una herramienta como Slack en lugar del email.

Si te estás preguntando por el precio, Slack ofrece tres planes de precios: el Gratuito, el Estándar y el Plus. Nosotros estamos usando el gratuito, que te permite tener hasta 10.000 conversaciones, con lo que de momento tenemos más que de sobra. Si en algún momento necesitamos acceder a un plan superior, el precio está en torno a los 6€ por usuario.

Qué hemos ganado

Con Slack,creo que hemos dado un paso adelante muy importante y creo que hemos incrementado nuestra eficiencia con cosas como lo siguiente:

– Hemos conseguido reducir en un 80% los correos internos, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello conlleva. Y eso, por no hablar de la sensación de estrés que te genera ver que tienes 40-50-60 o más mensajes sin leer en tu bandeja de entrada. Ahora cualquier cosa que tiene que ser comunicada, preguntada, informada, etc. se hace a través de Slack. Es decir, hemos dejado de mandar un email para este tipo de cuestiones, que al final, ocupan una gran cantidad de tiempo.

– Hemos agilizado el tiempo de respuestade nuestras comunicaciones internas. Slack posee un sistema de notificaciones tradicional, que te permite saber cuándo tienes nuevas conversaciones, pero también presenta también un sistema de notificaciones avanzado. Con este sistema,  solo recibes avisos en el caso de que te hayan mencionado, o sea un mensaje privado o alguien haya comentado acerca de una palabra clave previamente definida. He decir que, en este sentido, hay que tener un poco de cuidado con las notificaciones (de este y cualquier otra herramienta como el email) porque, como bien sabrás, pueden suponer un foco de distracción.

– Hemos reunido todo el contenido de las conversaciones sobre temas relacionados con un cliente o temática en un mismo espacio, con la consiguiente agilidad que eso permite. Ahora no tenemos que andar buceando en el correo buscando ese email en el que alguien nos decía algo sobre un cliente. Ahora sabemos que, si es un tema relacionado con el Cliente A, estará en el canal “#cliente_A”. Además, gracias al potente motor de búsqueda que tiene Slack, encontrar cualquier conversación es sencillísimo y rapidísimo.

– Hemos conseguido en gran medida unificar el medio a usar para nuestras conversaciones. A veces nos ocurría que no sabíamos si una conversación con un compañero se había iniciado por Whatsapp, por Hangouts, por Skype, e incluso por email. Usando Slack, nos hemos asegurado de que la mayoría de las conversaciones van por ahí, de manera que la comunicación se transforma en algo mucho más sencillo.

– El hecho de que sea multiplataforma (web, apps en IOS y  Android) nos ha permitido también tener nuestro sistema de comunicación siempre disponible, ya que al igual el 99% de los que estáis leyendo esto, también vamos a todos sitios con el móvil.

En definitiva, creo que es una herramienta que puede aportar muchísimo a las organizaciones y que puede, minimizar en gran medida el uso del email en las comunicaciones corporativas, tanto de pequeñas empresas como de pymes y grandes corporaciones. De hecho, ya tengo más de un cliente que se ha interesado por la herramienta como mecanismo para reducir el uso del email… Desde luego, en Marksman ha llegado para quedarse…

¡Saludos a todos!