07 Mar Reuniones

Hay algunas frases que me dan escalofríos cada vez que las oigo. “Llevo toda la mañana metido en una reunión” o “Tengo 10 reuniones esta semana”. ¿Nos hemos vuelto locos o qué? ¿Acaso no somos conscientes de la cantidad de energía, esfuerzo, dedicación y dinero que estamos dedicando en una reunión? El principal problema es que nos quejamos mucho pero muy pocas veces tratamos de poner remedio a esta sangría de energía y dinero…

Empecemos por el principio: ¿Qué es una reunión? Las definiciones ofrecidas por el diccionario de la Real Academia de la Lengua se me quedan un poco flojas:

1. f. Acción y efecto de reunir.
2. f. Conjunto de personas reunidas.

Yo daría una definición un poco mas pesimista pero creo que también más realista: “Una reunión es un grupo de personas que se juntan con la intención de hablar de trabajo y que acaban invirtiendo más tiempo y energía de la necesaria para conseguir un resultado muy inferior al que pretendían”.

Sí, lo sé, suena muy crudo pero la realidad con la que a lo largo de mi experiencia me he encontrado y la que me cuentan muchos de mis clientes es así de triste. Vale, tal vez no todas las reuniones son así, e incluso en algunas, se consigue lo que se pretende, pero estoy convencido que en el 80% de las reuniones no se consiguen los objetivos que se persiguen. Y es que no nos engañemos, no sabemos tener reuniones o si sabemos, no lo ponemos en práctica (lo cual es casi peor…).

Así pues, me voy a atrever a daros algunos sugerencias para conseguir que vuestras reuniones sean un poquito más eficaces. No voy a entrar en obviedades como hacer una convocatoria adecuada, tener una agenda concreta o hacer un acta al final, pero sí que voy a incidir en algunos pequeños detalles que son muy efectivos si los tenemos en cuenta:

Antes de convocar una reunión, plantéate si realmente es necesaria. Tal vez es mas sencillo hacer una llamada de teléfono o comentar el tema mientras tomas un café frente a la máquina, de manera un poco más informal. Siempre lo digo en mis cursos: reúnete si no te queda más remedio!

Si has decidido que la reunión es la mejor opción ¿es necesario que sea una reunión “física”? Es decir, realmente necesitas tener delante a la persona/s con las que quieres reunirte? La tecnología actual (videoconferencias, conferece calls, etc.) contribuyen a ahorrar mucho tiempo (y dinero) en desplazamientos fuera de la oficina, entre edificios o incluso entre plantas. Busca la solución más eficiente.

 No solemos ser conscientes de cuanto cuestan las reuniones en términos económicos. Para haceros una idea, al comenzar la reunión activa http://tobytripp.github.io/meeting-ticker/. Es una sencilla web en la que introduces el numero de asistentes y el salario medio de los participantes y te va diciendo cuánto dinero vais gastando. Te sorprenderás de la cantidad de dinero que se gastan en las reuniones. Como curiosidad, el Director General de una de nuestras empresas clientes lo probó en uno de sus comités internos y casi le da un sincope cuando vio la sangría de euros, hasta el punto que prohibió las reuniones de más de una hora. Pruébala, es gratis y seguro que os ayuda a concienciaros de la necesidad de ser eficientes.

 Colocad el móvil en silencio y metedlo en una caja a la entrada de la sala. Durante la reunión queda terminantemente prohibido ir a la cajita a por el teléfono. Si hemos decidido juntarnos en una sala es porque hay que tratar un tema en concreto que requiere nuestra concentración y por tanto debemos evitar las distracciones. Aunque parezca mentira, el “mono” de móvil que sufriremos al poco de empezar ayudará a agilizar la reunión, a ir al grano y a no desviarse de lo que tenemos que hablar, aunque sólo sea para volver a tener entre las manos nuestro preciso tesoro.

Yo siempre digo que en algunas cosas, las reuniones deberían ser como las juntas de vecinos, y me refiero a que en esas maravillosas reuniones vecinales, lo que no está en el orden del día, no se trata. Así que si surge algún tema que no teníais previsto, aparcadlo en el Parking de ideas, anotadlo y cuando acabéis, si da tiempo, lo tratáis. Pero es fundamental que mantengáis el foco en lo que realmente tenéis que tratar y no dispersaros.

Terminad siempre la reunión haciendo una recopilación de los temas que habéis tratado dejando claro el qué, quién y cuando para evitar mal entendido y la típico frase post reunión “entonces en qué habíamos quedado?”. Si vuestra reunión no termina así, probablemente os iréis con la sensación de que no habéis cumplido con los objetivos que os propusisteis al empezar.

Como bien dice el maestro Berto Pena en su blog, en las reuniones no se trabaja, se habla de trabajo, así que si no queda más remedio que reunirnos, hagámoslo bien, que además de ser más efectivo, es más elegante.

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