14 Ene Pon un verbo en tu lista de tareas

Una de las herramientas más utilizadas en nuestro día es una lista de tareas. En mis cursos suelo preguntar a los participantes si utilizan una lista y  el 90 % de las personas lo hace. Es verdad que muchas de esas listas no son del todo correctas (yo las llamo las listas tontas). Y esto es así, por dos motivos fundamentalmente:

• Por un lado, porque no contienen todo lo que deberían contener (solo apuntamos “algunas” cosas). Puede que las que anotemos sean las más importantes, o más urgentes, pero el caso es que no apuntamos todo lo que tenemos que hacer. Por tanto, si no tenemos toda la información que necesitamos (como bien dice Paz Garde en su Blog) probablemente tomaremos malas decisiones. Pero eso es otro cantar y ya lo trataremos en otro post.

• Por otro lado, porque las cosas que apuntamos son un verdadero “popurrí”. Es decir, hay cosas que podríamos hacer en menos de dos minutos; otras que tendremos que hacer en cuanto podamos; otras que pueden esperar aún; otras que son tareas que deben hacer otros (y nosotros limitarnos a realizar un seguimiento); otras no son tareas sino que forman parte de algo más grande como un proyecto… Pero en nuestras listas está todo mezclado, lo que nos resta claridad y nos genera agobio por tener muchas cosas juntas.

Pero en lo que me quiero centrar en este post es en la falta de concreción de las tareas que nos apuntamos. Me explico. La verdadera misión de una correcta lista de tareas es externalizar nuestros pensamientos, de manera que no ocupemos espacio en nuestra cabeza con las cosas que tenemos que hacer. Nuestro cerebro no está diseñado para recordar, por ejemplo, que tengo que llamar el martes a Juan para pedirle una presentación. La materia gris está pensada para resolver problemas, para analizar datos, para tomar decisiones, para inventar nuevos productos o diseñar estrategias. Pero no para recordar que tengo que llamar a alguien. Por tanto, la lista de tareas me debe servir para que, cuando yo la mire, tenga un claro, definido y concreto elenco de posibles cosas con las que me podría poner a trabajar. Y ahí es donde veo que fallan muchas listas de tareas.

Voy a poner un ejemplo. Imagina que escribes esta tarea en tu lista: “Datos cierre 4º trimestre 2019”. ¿Eso qué es?. ¿Tienes que hablar con alguien?. ¿Tienes que preparar un Excel?. ¿Tienes que revisar los datos que te han pasado?. Tal y como está expresada la tarea, caben múltiples posibles acciones respecto a ella.

Para solucionar esto, mi sugerencia es que, a la hora de escribir una tarea empieces siempre utilizando un verbo de acción. De esta manera, te ayudará a pensar un poco más sobre qué es lo que realmente tienes que hacer. No es lo mismo “llamar” que “completar” que “revisar”.

Además, el uso de los verbos de acción te puede ayudar a identificar si lo que tienes que hacer es simplemente una tarea o si puede implicar varias acciones (en cuyo caso, si eres usuario de GTD, estarás ante un Proyecto). Pongamos algunos ejemplos de verbos de acción para tareas y para definir proyectos (si bien, dependiendo de las circunstancias, podrían pasar a la otra lista):

• Verbos de acción para tareas: Leer, firmar, imprimir, llamar, hablar (con), rellenar, escribir, cumplimentar, ir, enviar, escuchar, cortar, ….

• Verbos de acción para proyectos: Aclarar, diseñar, coordinar, gestionar, resolver, implantar, construir, coleccionar, investigar, preparar, organizar…

Lo que es indudable es que, cuando identificas una tarea con una acción y la registras es tu lista de tareas, clarificas lo que esa tarea significa realmente para ti. Y cuando tienes las cosas claras, es más fácil realizarlas porque sabes exactamente qué es lo que tienes que hacer. Haz la prueba. Pon un verbo en tu vida y verás cómo mejora 😉