18 Sep Mejora tu Productividad con 3 ideas para usar bien el calendario

Hace unos días en uno de nuestros cursos de Productividad Personal estuve con un directivo de esos hecho a sí mismo. Un hombre de entorno a 55 años, que de un pequeño negocio heredado de sus padres ha sabido crear una importante empresa líder en su sector, con mucho sudor, esfuerzo y dedicación.

El caso es que este hombre me enseñaba su agenda repleta de actividades, tareas, eventos, reuniones, recordatorios, anotaciones… Como no podía ser de otra manera, se quejaba de que no tenía tiempo para nada y de que la única manera de cumplir con todo lo que le exigía su agenda era echarle horas. Cuando, agenda en mano, me preguntó qué me parecía le contesté: “Que no sabes usar la agenda”. Como podéis imaginar, mi respuesta le desconcertó y no le gustó demasiado, cosa normal, ya que a nadie nos gusta que nos digan que hacemos mal las cosas (aunque sea verdad…).

Esta situación, desgraciadamente no es una excepción, y es que tentemos algunos malos hábitos a la hora de usar nuestro calendario, ya sea en una aplicación, en Outlook, Google Calendar o cualquier otra… Hay una extendida mala costumbre de llenar los calendarios con cajitas señalando lo que tengo que hacer y sin dejar ni un espacio libre, pensando que de esta manera mejoraremos nuestra productividad al tenerlo todo a la vista. Sin embargo, esto no es una buena idea porque, a parte de tirarte la mayor parte del tiempo moviendo esas cajitas, ese batiburrillo te genera un estrés absolutmente innecesario… Por ello, a continuación, te voy a contar 3 ideas para utilizar una agenda o calendario de manera realmente eficiente:

1.) No pongas las tareas en el calendario:

Tal vez estés pensando lo mismo que el directivo del que te hablaba hace un momento: “¿Cómoooo? ¿Qué no ponga las tareas en mi calendario??? ¡Tú te has vuelto loco!”. Veamos, cuando tu colocas una cajita en tu calendario que señala que el miércoles de 11.00 a 12.30h vas a hacer el informe de evolución de ventas del trimestre, lo que estás haciendo en realidad es escribir una carta a los Reyes Magos. Estás poniendo algo que te encantaría que fuera posible, pero sin tener absolutamente ninguna certeza de que eso vaya a ocurrir. ¿Qué ocurre si, cuando llegue el miércoles a las 11, tu jefe te encasqueta de repente una reunión? ¿O cómo sabes que el miércoles a las 11h vas a tener la energía suficiente para ponerte con algo tan importante como eso? ¿O quién te dice que la noche anterior tu hijo de 9 meses no te va a tener despierto de 2 a 6 de la mañana y por tanto tu capacidad de concentración a esa hora va a ser nula?

Seamos claros, está muy bien que reserves un tiempo en tu calendario para hacer tu trabajo (a este tiempo lo llamo “reuniones conmigo mismo de 11h a 12.30h”), pero no indiques qué tarea vas a haceren concreto. La decisión de qué hacer en ese momento deberás tomarla entonces, atendiendo a la necesidad de atención que esa tarea requiera, a los recursos que tengas disponibles, la duración de la tarea, etc. (vamos, la energía y el contexto,si eres usuario de GTD).

“¿Y entonces donde pongo las tareas?” Las tareas no se incluyen en el calendario, sino que se ponen en una lista de tareas. Y cuando llegue el miércoles a las 11h, en función de esa energía, contexto y tiempo, miras tu lista y eliges qué tarea hacer en ese momento. ¿Sencillo no?

2.) En el calendario sólo pueden ir las Citas y los Recordatorios.

Ni una cosa más. Una cita es un compromiso que tiene una fecha concreta, una hora de inicio y una hora de finalización. Por ejemplo “Reunión de lanzamiento del proyecto con el cliente X” el miércoles 26 de septiembre de 11h a 12.30h. Perfecto. Es algo que tengo que hacer un día específico (el día 26) y que tiene marcado un determinado horario (de 11 a 12.30h). En definitiva es algo objetivo y cuyo incumplimiento, seguramente me generaría un problema ya que es un compromiso adquirido y por tanto, exigible.

¿Y qué diferencia hay con un recordatorio? Básicamente en que el recordatorio es algo que tengo que hacer en una fecha concreta pero que no tiene una fecha ni hora determinada. Por ejemplo, si yo escribo en mi calendario el día 8 de junio “Cumpleaños de mi sobrina Cayetana” es un recordatorio de algo que tengo que hacer (felicitarla) y que sólo puede hacerse el día 8 de junio, (no vale ni el 7 ni el 9) pero que no tiene una hora en concreto, lo puedo hacer a las 12 de la mañana o a las 3 de la tarde, pero eso sí, el día 8 de junio.

Otro tipo de recordatorios pueden ser información de algo que sucede ese día y que puede ser interesante que recuerdes. Por ejemplo, “Fin de plazo para entregar la declaración de la Renta”. Al igual que el anterior, tiene una fecha concreta aunque no una hora determinada.

3.) Revisa tu calendario antes de irte a casa.Esta tercera idea no es tanto de qué poner en el calendario, sino de cómo darle un uso adecuado. La idea que me gustaría compartir contigo es que tu última tarea del día debería ser revisar tu día siguiente y para ello necesitas mirar tu calendario. La explicación de esto es muy sencilla: si tu cerebro sabe qué compromisos tienes cerrados para el día siguiente estará más tranquilo y no te estará dando el coñazo con preguntas del tipo “¿A que hora tengo mañana la reunión, a las 11 o a las 11.30h?”. Además, serás consciente de cuanto tiempo disponible tendrás, lo que te ayudará a organizar mejor tu día siguiente y en definitiva, a mejorar tu eficiencia y productividad.

Como ves, no son ideas complejas, pero desde luego te ayudarán a hacer una gestión mucho más eficiente de tu calendario y evitarán que pierdas el tiempo moviendo cajitas de una hora a otra en tu calendario.

Por si te pica la curiosidad, después de contarle esto, el directivo del que te hablaba al principio del artículo me miró con cara sonriente y me dijo “Pues tienes razón, después de todo puede ser que no utilice bien la agenda”.

¡Buena semana!