Acabas de echar un vistazo a tu lista de tareas y empiezas a contar: una, dos, tres, cuatro…. dieciséis y diecisiete. Diecisiete temas pendientes. “Ufff, vaya semanita me espera” – piensas. “Y estamos a lunes, verás todo lo que me irá cayendo durante la semana…”. Ante una situación como esta, toca el momento de tomar una decisión: ¿Con qué me pongo?

Cuando pregunto a los participantes de mis cursos y talleres de productividad qué criterios siguen a la hora de decidir qué hacer en cada momento, las respuestas mas comunes son:

– La que sea más fácil
– La que se haga más rápida
– La que más me guste
– La urgencia de la tarea
– La importancia de la misma

No me quiero extender hoy demasiado en los primeros criterios, así que solo algunos comentarios al respecto, ya que lo haré en otro post. Tan sólo os adelanto que tiene que ver fundamentalmente con dos motivos: lo vago que es nuestro cerebro por naturaleza y la dopamina que segregamos a la hora de tachar una tarea como completada. Pero como os digo, ya trataremos este tema con más profundidad en otro momento.

En cuanto a la urgencia y la importancia, son los dos criterios más utilizados y más repetidos. Seguramente tú mismo los has mencionado en más de una ocasión y puede que incluso te haya generado un estrés importante pensar que algo es muy urgente e importante.

El origen de la toma de decisiones en base a estos criterios viene de la famosa matriz de gestión de tiempo, creada por Dwight D. Eisenhowery posteriormente popularizada por Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

El problema de la aplicación de esta matriz es que es totalmente subjetiva y pretende que tomes una decisión sin tener en cuenta otros factores mucho más importantes, que son los que realmente condicionan la posibilidad de hacer una tarea. Te voy a poner un ejemplo para que se entienda mejor:

Imagina que a las 9 de la mañana te vas de viaje a Sevilla en el AVE y como vas a tener dos horas de trayecto, quieres aprovechar para preparar un presupuesto para uno de tus mayores clientes. Además, el cliente te ha pedido que se lo envíes antes de las 12h ya que quieren dejarlo cerrado hoy mismo. Aparentemente es algo urgente e importante así que sabes que tienes que ponerte con ello sí o sí. Cuando te acomodas en el asiento del tren y sacas el ordenador, descubres con horror que te has dejado el cargador de la batería en la oficina. Miras el % de batería y descubres que tan sólo te queda un 1% antes de que se apague el ordenador.

¿Puedes hacer la tarea? NO. ¿Es muy importante? SÍ. ¿Es muy urgente? SÍ. Pero ¿puedes hacerla? NO. Por tanto, lo que realmente te condiciona a la hora de hacer o no hacer algo no es el criterio de la urgencia o la importancia sino qué cosa, persona, herramienta o lugar necesitas para poder hacer esa tarea. Esto es lo que David Allen, creador de la metodología GTD (Getting Things Done) llamó el contexto.

De esta manera, David Allen argumenta que cuando tomas una decisión para decidir qué hacer o no hacer, uno de los principales criterios (aparte de la energía mental que te requiera y del tiempo disponible) es si dispones o no del contexto para hacerla, lo cual es un criterio totalmente objetivo. En el ejemplo anterior, si tienes disponible el ordenador con batería, puedes hacer el presupuesto, pero de lo contrario, no puedes hacerlo oor muy urgente e importante que sea.

Por ello, te sugiero que a la hora de escribir las tareas que tienes que hacer, añadas al final de la descripción de la tarea qué contexto necesitas para poder llevarla a cabo (yo utilizo el símbolo # junto con el contexto). Para que te hagas una idea, te cuento los que yo utilizo habitualmente y un ejemplo real de cómo quedarían en mi lista de tareas:

– Concentrado: para todas aquellas tareas que me exigen un estado de atención y concentración alto. Ej: Leer el anexo de la Ley de Protección de Datos del contrato del cliente X y cumplimentar la información que nos piden #concentrado.

– Teléfono: Para las tareas que exigen llamar por teléfono o mandar un wasap o mensaje. Ej: Llamar a J.A. para concertar fecha y hora de la reunión #teléfono.

– Internet: El hecho de que no siempre esté en la oficina conlleva que hay tareas que solo puedo hacer si tengo posibilidad de conectarme a internet. Ej. Hacer una transferencia de 50€ a Copias P. como adelanto del pedido de tarjetas nuevas #internet

.- Ordenador: Lo utilizo para las tareas que tengo que usar el ordenador, pero que no requieren estar conectado a internet y puedo hacer casi en cualquier sitio, ya que el ordenador va conmigo a todos sitios ;)). Ej.: Adaptar los textos de los cursos de Mindfulness para subirlos a la nueva web #ordenador.

– Mail: Hay tareas que requieren enviar o contestar un mail y por ello necesito tener conexión al servidor. Aunque se podría decir que es un tipo de tareas que podrían incluirse en #internet, me gusta diferenciarlo ya que no estoy siempre pendiente del mail y solo trabajo con el correo en determinados momentos del día en los que aprovecho para hacer todo lo que me requiera usar el mail. Ej: Enviar un mail a María T. confirmando el horario del curso #mail.

– Maripaz, Eliana, Thais, JCarlos: son personas con las que necesito estar para poder hacer la tarea. Ej. Comentar los cambios a hacer en la propuesta del cliente X. En este caso, si no está la persona, no puedo hacer la tarea, así que son en sí mismas un contexto. Si eres usuario de GTD, en la revisión de noviembre de 2015 del libro Getting Things Done, David Allen llama a estos contextos “Agendas”.

– Oficina:Hay determinadas tareas que sólo puedo hacerlas cuando estoy físicamente en la oficina y no en un cliente o en casa. (Ej. Coger los materiales del curso del día 26 #oficina.

– FueraDeLaOficina: Ahí incluyo todas esas cosas que tengo que hacer cuando no estoy en la oficina. Ej: Comprar Apiretal en la farmacia #fueradelaoficina.

– Casa: Pues eso, las cosas que tengo que hacer en casa. Por ejemplo: Arreglar las patas de la mesilla del pasillo #casa.

Estos son los contextos que a mi me funcionan por el tipo de trabajo que tengo y probablemente algunos de ellos también pueden ser aplicables en tu caso, pero si identificas otros diferentes, ¡perfecto!. La calve está en determinar los contextos que te permiten filtrar las posibilidades para elegir la mejor opción en cada momento. Eso sí, si ves que en tu lista de tareas siempre se repite el mismo contexto, trata de afinar un poco para que esto sea realmente útil.

En resumen, el hecho de diferenciar las tareas por un criterio objetivo (contexto) me permite decidir mejor sobre qué tarea trabajar, en función no de la urgencia y la importancia, sino de si tengo o no ese contexto. Una vez que decido qué tareas puedo hacerdecido con cual ponerme en función de la energía que me requiere y del tiempo disponible que tengo.

Pon un contexto en tu vida… y verás como mejora… 😉