28 Feb Ideas para trabajar concentrado en oficinas open space

Uno de los temas recurrentes que salen en nuestros cursos de productividad es la dificultad que genera trabajar concentrado en espacios de trabajo abiertos, los  “open space”. Desde hace unos años, hay una especie de boom por el cual toda empresa que se precie tiene que tener una oficina en la que predominen las grandes “praderas” con mesas, espacios abiertos y gente trabajando rollo “google”.

Y puede que para determinados tipos de trabajo, estos espacios sean los más adecuados, ya que permiten el intercambio de ideas, compartir información y potenciar el trabajo colaborativo. Y eso, indudablemente, es bueno. Pero lo que tampoco cabe duda es que todos nosotros necesitamos, además, momentos de concentración en los que trabajar en lo que Carl Newport denomina Deep work. Es decir, actividades realizadas en un estado de concentración libre de distracciones que ponen tus capacidades cognitivas al límite. Y esto, en un espacio abierto, con compañeros hablando por teléfono, teniendo microreuniones, o gente pasando por el pasillo, a veces no es tan sencillo.

Por eso, hay que buscarse la vida, y si queremos mejorar nuestra productividad, tenemos que buscar alguna solución. A continuación te propongo algunas ideas que pueden funcionarte para conseguir esos momentos de tranquilidad:

–  Crear una biblioteca de concentración: Seguramente alguna vez te has querido aislar en una sala y te has encontrado que todas están ocupadas, a veces por un grupo de personas reunidas pero otras veces por alguien que ha tenido la misma idea que tú. Tener una sala con capacidad para varias personas ocupada sólo por una que necesita trabajar concentrado, es un despropósito. ¿Porqué no aprovechar los recursos de la oficina y habilitar durante unas horas al día una sala como biblioteca de concentración? ¿Porqué no aprovechar los recursos de la oficina y habilitar durante unas horas al día una sala como biblioteca de concentración? Clic para tuitearEso sí, con unas reglas claras: prohibido hablar, prohibido usar el teléfono y prohibido molestar a los que comparten la sala contigo. Tengo varios clientes que han puesto en marcha esta iniciativa, y todos ellos están encantados con la idea.

– Comunica e indica a tus compañeros que no quieres que te molesten. Creo que lo fundamental es decirlo, para que los que estén a tu alrededor sean conscientes de que no deben molestarte o interrumpirte. Pero otra buena idea, que suelo proponer a a mis clientes, es crear algún mecanismo que ayude a los demás a saber que estás trabajando concentrado. Por ejemoplo, un semáforo de colores, una bombilla que enciendes cuando no quieres que te molesten (como la que veis en la foto y que nosotros creamos para un cliente). O incluso ,colocarse un chaleco amarillo de esos que llevamos en el coche. Vale, lo del chaleco no es muy glamouroso, pero tengo un cliente que lo utiliza y tiene unos resultados espectaculares. Evidentemente, estas iniciativas deben usarse con lógica y de manera responsable; lo que no sirve de nada es encender, por ejemplo, la bombilla y dejarla encendida durante todo el día.

– Aíslate acústicamente: Desde mi punto de vista, el uso de los auriculares en uno de los grandes aliados de nuestra productividad. La idea es que cada vez que tengas que entrar en ese estado de concentración, te plantes tus auriculares y trates de asilarte del ruido. Cada vez hay más tipos de auriculares, algunos de ellos con cancelación de ruido, (y por tanto más caros) como los Bose QuietComfort 35 II, aunque puedes encontrar modelos más baratos como Audio-Technica ATH-M20X. Si no te quieres gastar una pasta, utiliza al menos unos auriculares normales y alguna play list o app que te pueden ayudar a estar concentrado y/o evitar distracciones, como www.noisli.com, www.brain.fm o www.selfcontrolapp.com.

– Establece horarios de interrupciones: Dependiendo del tipo de trabajo que tengas, en ocasiones puede ser interesante establecer un horario para permitir que otros compañeros vengan a preguntarte cosas, solicitarte información o recoger materiales. Por ejemplo, si vas al banco a pagar determinados recibos, sólo puedes hacerlo determinados días y a determinadas horas, ¿verdad?. Pues esto es lo mismo…

– Y si ninguna de estas ideas te convence, siempre puedes esperar a que Panasonic saque a la venta sus Wear Space. Los japoneses se han dicho, ¿qué necesita alguien rodeado de ruido para trabajar? Cero distracciones. Y así ha nacido esta locura muy parecida a las anteojeras de los caballos. La idea es que limite los sentidos de la vista y el oído, ayudándonos así a concentrarnos. Los wear space cuentan con bluetooth, auriculares con cancelación de ruido y limitan un 60% la visión. Este diseño ha contado con la colaboración del diseñador de moda japonés Kunihiko Morinaga y aunque aún no están a la venta (la compañía ha lanzado una campaña de crowfunding para lanzarlo al mercado), se calcula que su coste será de unos 250€. No sé si eso es el futuro, pero igual que hace unos años nos parecía una locura ir hablando solos por la calle, y ahora lo hacemos gracias a los auriculares inalámbricos, tal vez dentro de poco sea, esto sea parte de nuestro kit de herramientas de trabajo habitual.

Lo que es indudable, es que tenemos que hacer un esfuerzo por aumentar nuestro nivel de atención y concentración si queremos ser más eficientes y productivos. Si se te ocurre alguna otra idea y quieres compartirla, no dejes de escribirla en los comentarios.

¡Nos vemos en el siguiente post!