29 Jun Especifectividad: Porqué tienes que especificar tu lista de “to do’s»

Seguramente al leer la primera palabra de este artículo habrás pensando “que palabra tan rara”. Y no es para menos, porque hasta a mí (que se me acaba de ocurrir) me resulta difícil de decir. Pero cuando entiendes qué significa, las cosas se empiezan a aclarar.

Especifectividad es un juego de palabras que surge de mezclar “especificar” con “efectividad”. Y se me ha ocurrido unirlas porque pensando en cómo escribimos las tareas en nuestras listas de “to do’s”, el uso del verbo “especificar” nos lleva inexorablemente a la palabra “efectividad”. Me explico.

Mucha gente utiliza como herramienta para organizarse una lista de tareas, pensando que apuntando algunas cosas conseguirá tener cierto control sobre su trabajo. La parte buena es que, al menos, cuando apuntas, disparas tu eficiencia. La parte mala es que la manera en que escribimos las tareas en esa lista no es realmente eficiente ya que obliga a trabajar demasiado a nuestro cerebro.

La idea que te propongo con este post es que, si quieres aumentar tu efectividad, deberías hacer un esfuerzo por especificar claramente en qué consiste la tarea que debes hacer. A más especificar, más efectividad. Especifectividad.

Pongamos un ejemplo de lo que estoy hablando. Imagina que Ana, tu jefa, te pide que hables con el departamento jurídico para ver si podemos solucionar una incidencia con un cliente. Tú, diligentemente, anotas en tu lista:

“hablar con jurídico para lo de la incidencia”

Y te quedas tan contento pensando que lo has hecho fenomenal puesto que lo has anotado y así no se te olvidará. ¿Cuál es el problema de esa manera de escribir tus tareas? Que es poco clara, poco descriptiva, poco específica. Veamos porqué. Al poner “hablar con jurídico”, lo que estás haciendo es que cada vez que mires tu lista, tu cerebro se va a tener que poner a pensar: ¿qué significa “hablar”? ¿Es hablar en persona con alguien o es hacerlo por teléfono? Si es así, ¿con quién? ¿O realmente no es hablar, si no que es escribir un mail a alguien? Y si es eso, ¿a quién tengo que escribir? ¿Y que es eso de “lo de la incidencia”? ¿Tengo que revisar algo? ¿En qué ha consistido la incidencia?”. Es decir, tu cerebro va a tener que comenzar a gastar energía decidiendo qué es lo que realmente significa esa tarea. Y por si no lo sabes, el cerebro es vago por naturaleza, ya que está diseñado para hacer el menor gasto de energía posible.

Por ello, te propongo que hagas lo siguiente: Cuando alguien te pida algo, te soliciten una información o te encarguen una tarea, inicialmente anótala cuanto antes para que no se te olvide. En este primer momento no hace falta que escribas con detalle, tan sólo captura (como se dice en GTD) la idea o tarea ya sea en un papel, post-it, aplicación de móvil… Da igual dónde, simplemente, anótala. Una vez que estés en tu sitio o tengas un momento de calma, mira esa idea que habías capturado, piensa sobre ella y ahora, anótala en tu lista de “to do’s” pero ahora de manera específica, descriptiva y clara indicando cuál es la siguiente acción física.

Siguiendo con el ejemplo de antes, cuando Ana te pide que hables con el departamento jurídico a ver si podemos solucionar la incidencia con un cliente, bastaría con anotar algo como “jurídico – solución incidencia”. No es necesario poner muchos mas detalles. Posteriormente, revisa esa anotación, piensas qué requiere exactamente, que es lo que tienes que hacer y la reescribes correctamente:

“Enviar un mail a Juan con el contrato de servicio pidiendo que aclare si la incidencia de entrega de producto en 24h está incluida”

En definitiva, escribir de manera poco descriptiva te obliga a pensar varias veces sobre la misma tarea, lo que supone un gasto de energía cada vez que miras tu lista. Por ello, acostúmbrate a utilizar un lenguaje mucho más claro y conciso a la hora de anotar tus tareas y veras cómo mejora tu productividad. Especifectividad a tope.

Buena semana!