25 Ene Deja de perder el tiempo planificando

“Me encanta que los planes salgan bien.” ¿Te suena esta frase? Efectivamente, la usaba mucho el coronel John «Hannibal» Smith (George Peppard) del Equipo A. Yo crecí oyendo esta frase… y me la creí. Pero con el tiempo, me he dado cuenta que eso de “planificar” no es tan útil como nos querían hacer creer…

Generalmente cuando alguien planifica su trabajo lo que realmente está haciendo es generar una lista de deseos que le gustaría que se cumpliera, asumiendo que el mundo es perfecto y nada va a afectar a eso que ha planificado. Te voy a poner un ejemplo:

Imagínate que dices: “Hoy de 10h a 11h voy a ponerme con la presentación que tengo que exponer la semana que viene, de 11 a 12.30h voy a revisar el informe con los datos finales de ventas del 2016 que me va a pasar Antonio a primera hora, y de 12.30h a 13.00h voy a buscar en internet información sobre cómo hacer un plan de marketing digital. Y además todo esto lo voy a poner en mi calendario para que si alguien me quiere poner una reunión, vea que estoy ocupado ese tiempo”.

Genial. Ya tienes tu plan perfecto, tienes las tareas, las horas y un calendario ocupadísimo. Seguro que va a ser un día muy productivo y vas a haces todo eso que has planificado. Pero la realidad es bien distinta y a las 10.05h, justo cuando acababas de ponerte a trabar con la presentación, resulta que tu jefe te dice que quiere hablar contigo sobre un proyecto nuevo que hay que poner en marcha. Después de una hora de reunión, cómo se te ha pasado el tiempo “planificado” para hacer la presentación, decides ponerte a revisar el informe. Lamentablemente, Antonio no pudo conseguir los datos de uno de los productos y no tiene el informe terminado, con lo cual tampoco puedes hacer eso. Mierda. Bueno, pues al menos voy a ponerme a buscar la información sobre el plan de Marketing Digital. Cuando tratas de abrir internet, ves que se ha caído el servidor y que no tienes acceso a “San Google”, con lo cual tampoco puedes hacer esa tarea. En definitiva, te das cuenta que tu maravillosa planificación no ha valido para nada. Es más, en ese momento te aborda una terrible sensación de frustración porque hoy “no he hecho nada de lo que quería”. ¿Te suena?

En lugar de caer en esto un día tras otro, te propongo que dejes de planificar (al menos tal y como lo haces hasta ahora). Está demostrado que planificar es perder el tiempo porque las circunstancias idílicas que tenías en la cabeza cuando hiciste esa lista de deseos, no suele cumplirse. En lugar de eso, te propongo que empieces a poner en marcha los siguientes remedios:

1.- Prever en lugar de planificar. Es decir, trata de anticiparte a aquellas tareas sobre las que puedas tener que focalizar tus esfuerzos, tiempo y energía, pero asumiendo que estos últimos pueden variar o incluso no darse. El hecho de prever te ayuda a entender hacia donde tienes que ir, pero no te genera la “obligación” que te impone planificar. Sabes cual es tu meta y te ves llegando a ella, pero tal vez no por el camino o en el momento que tenías pensado.

2.- Usa contextos asociados a cada tarea. Como ya comenté en este post, el contexto es la persona, cosa, herramienta o lugar que necesitas para poder hacer una tarea y que si no la tienes, te imposibilita su realización. Por tanto, las tareas que hayas previsto previamente, deben tener asociado un contexto, que será el que te permitirá ponerte con ella o dejarla para otro momento. Te pongo un ejemplo: Una de mis tareas previstas para hoy era escribir este post y para ello el contexto que necesito es “estar concentrado”. Si cuando me pongo a escribir resulta que en el despacho de al lado están haciendo obras y el de mantenimiento no para de usar el taladro, es muy probable que mi capacidad de concentración se vea muy limitada, con lo cual , no será el mejor momento para hacer esa tarea. De esta manera, podré revisar mi lista de tareas, ponerme con otra cuyo contexto sí que me permita trabajar sobre ella.

3.- Utiliza listas inteligentes. Es decir, deja de usar tu cabeza como un elemento para almacenar información y acostúmbrate a poner las cosas por escrito. Más adelante escribiré otro post sobre cómo hacer bien esas listas, pero al menos de momento, quédate con que puedes convertir tu lista de tareas en un lista inteligente añadiendo siempre el contexto que requieres para hacer cada tarea y el nivel de energía que te exige. Y cuando digo que hagas una lista, no me refiero a que sólo apuntes algunas cosas, si no que anotes tooooodo lo que tengas que hacer, por pequeño que sea.

4.- Haz esa previsión antes de irte a casa. Es decir, tu última tarea del día debería ser echarle un ojo a tu lista inteligente y prever a qué tareas deberías prestar atención (siempre que el contexto se cumpla y las circunstancias no hayan variado). De esta manera, tu cerebro se quedará más tranquilo porque ya sabrá hacia dónde debe dirigir su energía al día siguiente y eso le permite relajarse y desenchufar. Es cierto que en algunos entornos las circunstancias son muy cambiantes, y lo que has previsto por la tarde ya no se puede hacer por la mañana (tú no sabías nada de tu amigo el del taladro, por ejemplo). Pero precisamente por eso, saber en qué otras tareas puedes centrar tus esfuerzos, te da un plus de efectividad y te facilita reenfocarte.

En definitiva, planificar como se ha entendido hasta ahora, no suele ser efectivo, si no que necesitamos tener una flexibilidad y capacidad de adaptación muy importante. No obstante, esto no quita que no debamos saber hacia donde dirigir nuestros esfuerzos. Porque como dijo Séneca “para el que no sabe donde va, cualquier viento es bueno”.