02 Abr Aplicaciones productivas

Durante los días de descanso en Semana Santa estuve reflexionado sobre todos los cambios que he introducido en los últimos años en mi manera de trabajar. Y me he dado cuenta de que, como suelo contar en mis cursos, he ido evolucionando poco a poco mi capacidad productiva hasta llegar hasta el punto en el que estoy ahora (y eso que seguramente puedo mejorar mas…).

Uno de los aspectos que más ha influido en este caminar hacia la productividad ha sido el uso de la tecnología, de distintas aplicaciones y programas tanto en el ordenador como en el teléfono (mis dos grandes herramientas de trabajo). Vaya por delante que el uso de la tecnología no es el fin, sino un medio que nos puede ayudar a ser más eficientes y que, evidentemente, la clave de la productividad es el comportamiento, la actitud y la generación de hábitos eficientes de trabajo. Pero eso no quita para que la tecnología nos pueda allanar un poco el camino.

Dicho esto, os comento algunas aplicaciones que he ido utilizando en los últimos tiempos y que al igual que me pasó a mi, os pueden ayudar a trabajar mejor:

Evernote:

Es una de mis joyas a la hora de trabajar. Para los que no la conozcáis, os sugiero que entréis en su página web (www.evernote.com), dedicadle un rato y bichear.

Básicamente es una aplicación que puedes utilizar para organizar todas aquellas cosas que sean importantes en tu vida. Funciona utilizando “notas” en las que puedes escribir, grabar audio, insertar fotos, etc. Puedes agrupar las notas en “libretas” de manera que puedas organizar tus notas más fácilmente, ponerle etiquetas, crear recordatorios e incluso usarlas para hacer una presentación.

Para mi una de las claves de Evernote es que me permite capturar artículos de internet o links a páginas simplemente con un clic gracias a la extensión Webclipper. De este modo, con el tiempo me he ido creando mi biblioteca de conocimiento ya que dedico mucho tiempo a investigar en la red temas que me interesen o que pueda aportar a mis cursos para enriquecerlos. El hecho de poder guardarlos en Evernote me facilita muchísimo tener todo el conocimiento en un mismo sitio y recuperar la información que necesite en cualquier momento y lugar ya que es una aplicación multiplataforma, por lo que puedo acceder a mi información tanto desde el ordenador, como de la Tablet como desde el teléfono.

Ah! Es una aplicación gratuita aunque tiene una versión Premium bastante interesante.

Toodledo

Tener todo localizado en un sitio de confianza es una de las bases de la metodología Getting Things Done (GTD) de David Allen, de la cual soy un ferviente seguidor. Reconozco que en mis comienzos “getedistas” empecé utilizando Evernote como sistema de GTD pero poco después descubrí una aplicación muy sencilla y diseñada específicamente para GTD: Toodledo.

Desde mi punto de vista, el éxito que tiene Toodledo es su simplicidad y facilidad de uso. Tanto su interfaz (nada espectacular por cierto) como su simple manejo facilitan mucho iniciarse en la utilización de una herramienta de GTD (pero repito lo que decía mas arriba: lo importante es la metodología, no la aplicación que usemos para ello).

En Toodledo podemos crear las típicas listas de GTD, podemos recopilar tareas muy fácilmente y posteriormente procesarlas y organizarlas en sus correspondientes carpetas. Además, nos permite asignar contextos, establecer fechas límites, priorizar en 4 niveles de importancia y crear filtros para identificar qué es lo que podemos hacer en cada momento.

Otras posibilidades son crear listas con lo que consideremos, e incluso gestionar y hacer un seguimiento de nuestros hábitos, todo ello, de una manera muy sencilla.

Reconozco que utilicé Toodledo durante mas de dos años y quizás no le saqué todo el jugo, pero para ser mi primera incursión en la tecnología basada en GTD me ha funcionado de lujo.

Facilethings

Como me gusta evolucionar, desde enero de 2015 he empezado a utilizar esta aplicación, también para GTD. Es una aplicación mucho más completa que Toodledo, que te va guiando a lo largo de todo el proceso, con explicaciones claras y sencillas para los que no estén muy acostumbrados a GTD. Cuenta además con varias integraciones con otras aplicaciones como Evernote, Twitter, Google Calendar o Dropbox, lo cual facilita mucho por ejemplo, la recopilación de ideas o tareas.

Otra cosa interesante es que te permite medir tus estadísticas productivas es decir, te va indicando tiempos de recopilación, tiempos de ejecución de las tareas de tus listas, etc.

Por ponerle algún “pero” no es gratuita, si no que tiene planes de mayor o menor duración a los que te puedes suscribir. No obstante, el coste anual está por debajo de los 65€ anuales, lo cual me parece más que aceptable para las funcionalidades que ofrece. Si os animáis, podéis probarla gratuitamente durante un mes.

Reconozco que es una aplicación cuyo resultado hasta ahora está siendo muy satisfactorio y pienso seguir utilizándola como mínimo durante este año.

Rescue Time

Es una de esas aplicaciones que descubrí un día bicheando por la red y cuando menos, te sorprende. La aplicación mide cuánto tiempo pasas utilizando cada tipo de programa (programas de edición, mail, internet, etc.) y determina cuánto de tu tiempo de trabajo se puede calificar como productivo y cuánto improductivo, midiendo así tu nivel de productividad. Si bien asigna por defecto la categoría de “productivo” o “improductivo” a cada programa, puedes hacer una sencilla parametrización para modificar esas categorías. Además, te proporciona una serie de estadísticas con los resultados y te “reta” a que mejores lo que no haya salido demasiado bien en la foto….

Es cierto que esta aplicación no va a cambiar tu vida pero ayuda a tener una idea de cómo de bien o de mal estás trabajando.

Aunque parezca muy pesado, no me importa repetir que las aplicaciones o herramientas de productividad no son la panacea y por tanto aunque uses estas u otras de nada te va a servir si no tienes unos buenos hábitos y un flujo de trabajo productivo. Ahora bien, si ya los tienes o empiezas a tenerlos, la tecnología nos puede echar un cable porque el camino es muy largo…