¿Te suena esta situación? El uso del correo electrónico se ha disparado en los últimos años hasta límites insospechados.  De hecho, se estima que a nivel mundial en 2017 se enviaran diariamente unos 207.000 millones de mails, según el grupo de investigación tecnológica Radicati. Probablemente muchos de esos correos nunca deberían ser enviados, pero eso es otra cuestión que trataremos en otro post más adelante.

Con este panorama o hacemos algo para gestionar mejor nuestro correo electrónico o probablemente nos veremos sepultados ante la cantidad de peticiones, solicitudes, tareas o información que nos llega a través esta herramienta. Por eso, si eres de los que recibe más de 20 correos diarios, creo que empieza a tener sentido establecer algún tipo de regla o filtro para gestionar mejor tu buzón de entrada.

Pero ¿qué son las reglas (Outlook) o filtros (Gmail) del correo electrónico? Básicamente podemos decir que son instrucciones que le podemos dar a nuestra aplicación de correo para que mientras yo estoy trabajando, la aplicación haga cosas por mí. La variedad de posibilidades es muy amplia: reenviar mails automáticamente a otras personas, clasificarlos en determinadas carpetas, borrarlos, marcarlos para sus seguimiento, etc.

En mi caso, desde que descubrí las reglas hace ya muchos años, puedo decir que mejoró muchísimo mi eficiencia al gestionar el correo y por eso hoy te presento cinco reglas que te pueden ayudar a evitar el naufragio en el mail:

– Mi jefe: Esta regla la estuve utilizando durante mucho tiempo, cuando tenía un jefe al que rendir cuentas. Por ello, si mi jefe me enviaba un mail, éste se guardaba automáticamente en una carpeta específica. Para mí era importante atender cuanto antes las peticiones que me hiciese, por lo que me gustaba separar sus correos de los de otras personas y así poder darle prioridad. De hecho, ésta era la primera carpeta que miraba cuando abría el correo electrónico…

– Clientes:  Actualmente esta es la regla más importante que tengo. Cada vez que recibo un correo de uno de mis clientes, automáticamente se redirige a una carpeta especifica que se llama clientes. Estos mails son siempre los primeros que reviso cuando proceso mi bandeja de entrada. Es importante que actualices periódicamente esta regla para mantenerla viva, incorporando las direcciones de los clientes nuevos que vayas teniendo y eliminando aquellos que ya no están activos. Es un pequeño esfuerzo, pero ya verás cómo merece la pena.

– Mi equipo:   la comunicación con mi equipo de trabajo no siempre la realizó a través del correo electrónico sino utilizando otras herramientas como Trello o Skype. Sin embargo, a veces puede ser imprescindible utilizar el correo electrónico para comunicarme con ellos y ellos conmigo. Por ello, tengo una regla en la cual cuando me entra un correo de alguno de ellos, automáticamente se dirige una carpeta especifica. Esta carpeta suele ser la segunda que reviso después de la de mis clientes.

– RRSS: Seguramente está dado de alta en varias redes sociales, ya sean de ocio (Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, etc.) o bien profesionales (Linkedin, Viadeo, Google +, Womenalia, etc). Generalmente todas ellas tienen la mala costumbre de enviarte periódicamente notificaciones, que si no sabes gestionar pueden llegar a colapsar tu correo electrónico. Por ello, creo que es bueno que crees una regla para que automáticamente te auto archive o te borre estas notificaciones.  Piensa que, por ejemplo, Linkedin (si no lo has configurado adecuadamente) te manda diariamente entre 4 y 6 notificaciones.

– Solo yo:  esta regla me la enseñó un directivo qué recibía diariamente más de 200 correos. Según me contaba, en muchos de ellos, simplemente aparecía en copia, pero no lo sabía hasta que no abría el mensaje. Por ello decidió crear una regla en la cual los correos en los que él estaba incluido en el “Para”, se archivaban automáticamente en una carpeta que él llamaba “Solo yo”. Según me contaba, el uso de esta carpeta le permitió reducir más del 60% el número de mails que leía diariamente.

Como ves, hay muchas opciones para crear filtros o reglas en tu correo electrónico. En función de tus necesidades, de tu puesto y de tu tipo de trabajo, podrás tener unas u otras. Generalmente es muy fácil crearlas y si no sabes cómo, consulta la ayuda de tu aplicación de correo electrónico. Lo que está claro es que merece la pena que le des una pensada para ver qué tipo de reglas puedes implantar para empezar a automatizar acciones que no tienes por qué hacer tú necesariamente. ¡Al fin y al cabo, la herramienta debe estar a tu servicio y no al revés!