22 Feb 5 palabras que no pueden faltaren tus emails

Estoy seguro que a lo largo de tu día dedicas una parte importante a leer y contestar correos electrónico. De hecho, el mail está considerado uno de los mayores vampiros de la productividad y saber manejarlo eficientemente se ha convertido en una necesidad.

Hace poco leí un estudio que afirma que pasamos una media de 2h diarias escribiendo y leyendo correos, es decir, el 25% de una jornada laboral. Pero ¿de verdad tu trabajo es leer y escribir correos? Estoy convencido que no te contrataron para eso, si no para conseguir más clientes, gestionar un equipo, analizar inversiones o cualquier otra cosa. Pero no para leer y escribir emails.

Por eso, de todos los correos que recibes, necesitas invertir tu atención en los que de verdad merezcan la pena. Pero claro, te estarás preguntando ¿cómo saber eso sin leerlo? Cada vez que miras tu bandeja te enfrentas al mismo dilema: ¿qué demonios querrán en este mail? Porque aunque la estructura de los correos electrónicos tiene un apartado que pone “Asunto”, generalmente no utilizamos este campo de una manera eficiente y lejos de aclararnos de qué va el mail, nos genera más dudas.

Por ejemplo, si recibes un correo que pone “Presupuesto 2016” ¿esto qué es? ¿Te están contando cuál es el presupuesto? ¿Quieren que cambies algo? ¿Te están preguntando sobre algo que está incluido en el presupuesto? ¿O simplemente te están informando? La respuesta: No lo sabes. Puedes intuir, suponer o imaginar, pero hasta que no lo leas no vas a estar seguro.

Para remediar esto, te propongo una solución muy sencilla que consiste en comenzar el asunto del mail con alguna de estos acrónimos:

• ACC: (Acción). Escribe ACC en el asunto antes del texto que vayas a poner, de manera que el receptor del email sabrá que le estás pidiendo que haga algo. Así, siguiendo el ejemplo anterior si vas a pedir que se recalcule los presupuestos con un descenso del 5%, en cuanto el receptor vea que el mail pone “ACC: Presupuestos 2016” sabrá que le estas pidiendo que ejecute una acción y por tanto debería ser de los primeros que atienda.

• PREG: (pregunta). Este acrónimo se utiliza cuando el contenido del mail es básicamente una pregunta que se puede contestar de manera más o menos rápida. Por ejemplo, si pones PREG: Presupuesto de formación, el contenido del mensaje podría ser algo como “¿Me podrías confirmar si el curso de Productividad está incluido en el presupuesto del 2016?”

• PTI: (Para tu información). Este es un clásico y probablemente lo hayas visto alguna vez (o en su versión inglesa FYI). Al recibir el mail “PTI: Presupuestos 2016” ya sabes que simplemente te están informando, que no tienes que hacer nada, por lo que probablemente podrás dejar su lectura para otro momento.

• LEER: (eso mismo ;). Cuando comienzas por con esta palabra (que como es cortita la usamos entera en lugar del escribir un acrónimo), pretendes que el destinatario lea algo que es importante que conozca cuanto antes. Es una especie de PTI pero con ese matiz de rapidez. De esta manera, podrías “LEER: Presupuestos 2016” cuando en el texto del mail vayas a decir algo como “Ojo, ten en cuenta que se ha rebajado el presupuesto en un 5% y que esto nos afecta en las compras de material de este mes”.

• FDM: (fin del mensaje). Con esto estás indicando que das por finalizada la conversación, y que por tanto no hace falta que contestes diciendo “gracias”, “ok” o “recibido”. (¿te has preguntado alguna vez cuantos mails diciendo eso has recibido?). Es decir, le estoy diciendo a mi interlocutor “cambio y corto”. Estes acrónimo es la excepción a esta regla que estoy contando porque creo que es más sencilla ponerla al final del asunto o bien al final del texto del mail. Por ejemplo: LEER: Presupuestos 2016_FDM.

Evidentemente para que esto funcione, necesitas comunicar a tu entorno el significado de estos acrónimos, para que todos estéis en línea. Igualmente, si crees que hay otro acrónimo que te puede ayudar, utilízalo pero tampoco abuses.

Te aseguro que en cuanto comencéis a utilizarlo, te va a ser mucho más fácil procesar el correo y te ayudará a dedicarle menos tiempo a esta gran fiera que hay que domar.