Siempre digo que uno de nuestros principales problemas a la hora de trabajar es que nadie nos ha enseñado a hacerlo. Cada uno de nosotros cuando empezamos en nuestro primer trabajo lo hicimos con toda la ilusión del mundo, con motivación y ganas, pero con una carencia importante de conocimientos sobre cómo hacerlo bien. Fruto de ello es que empezamos a adquirir costumbres, hábitos y maneras de hacer las cosas que, en muchos casos, duran hasta la actualidad y que están muy lejos de ser sanas ni productivas…

Una de ellas es el manejo y gestión del correo electrónico. Ya no es sólo que no sepamos organizarlo o que no sepamos escribir mails como Dios manda, sino que además tenemos una serie de creencias que están haciendo mucho daño a nuestra efectividad. La experiencia en mis cursos y talleres me demuestra que son muchas las personas que se han tragado alguno (o todas) estas grandes mentiras:

1) No puedo vivir sin el mail.  

Reconócelo: Llegas a la oficina y lo primero que haces es abrir el correo. Y si descubres que no tienes ningún mail nuevo, te extrañas, te inquietas, te mosqueas. Y preguntas extrañado a tus compañeros: “Oye, ¿os funciona el correo?”. Y si contestan que sí, tu inquietud se hace aún más grande… “¿Me puedes mandar un mail a ver si me entra?” – le pides a uno de tus compis. A continuación te pasas los siguientes 15 segundos con la mirada fija en la pantalla de tu ordenador esperando a que salte la notificación de “nuevo mensaje de mail”. Y cuando lo hace, respiras aliviado. “Uff, que susto pensaba que no me funcionaba el correo” …

Vivir sin mail no es tan dramático como nos lo pintan, así que no sé quién te ha contado que tienes que tener el mail siempre abierto. Sin duda es una herramienta de comunicación muy potente, pero sólo eso: una herramienta. Si durante un rato se ha caído el servidor y no tienes correo, lejos de angustiarte, aprovecha y disfruta. La vida te acaba de ofrecer la oportunidad de ponerte a trabajar sin la interrupción constante del mail, así que sácale partido. Aunque te parezca una locura, trabajar durante un rato con el correo cerrado es una de las cosas que más incrementa tu efectividad, ya que te permite tener el foco en lo que estás haciendo, sin distracciones.

2) Todo tiene que estar escrito en un mail.  

Al igual que dicen que si no estás en la web, no existes, no sé quién nos ha dicho que todo tiene que estar en un correo. Estarás pensando que las cosas hay que dejarlas por escrito para poder “demostrar” o “justificar” que algo se hizo o se pidió. Y es verdad. Muchas cosas lo requieren, pero ¿todas? Plantéate cuantos correos escribes al cabo del día. ¿De verdad todos ellos son necesarios? Sinceramente creo que abusamos de envío de correos electrónicos (por ejemplo, “¿Te tomas un café?” ¡Y se lo mandas por mail!!!).

El abuso del envío de mail además tiene dos problemáticas adicionales:

1) Muchas veces no es el medio más eficiente para conseguir lo que quieres. Si necesitas conseguir unos datos, lo más habitual es mandarle un mail al compañero que te los tiene que proporcionar. Sin embargo, ¿no sería más fácil llamarle por teléfono y pedirle lo que necesitas? O incluso, ¿qué tal si te acercas a verle a su mesa?

2) El correo electrónico es comunicación escrita y como tal, carece de entonación y de lenguaje no verbal y por ello hay que tener mucho cuidado con lo que escribes. Para ti el contenido del mail puede ser cristalino, pero quien lo recibe puede entender lo contrario. Muchas de las grandes discusiones que he visto a lo largo de mi vida profesional viene de una diferente interpretación de lo que dice un mail…

3) Tengo que tener disponibilidad constante y dar respuesta inmediata  

Este es uno de los grandes bulos en el uso del correo. Probablemente seas de 95% de las personas que tiene constantemente abierto el correo electrónico. ¿Pero quién te ha dicho que tienes que estar todo el día pendiente del mail? Si no vas a trabajar con el correo, ¿por qué lo tienes abierto? Con ello lo único que vas a conseguir es tener una fuente de distracciones que te va a hacer perder el foco de la tarea que estabas haciendo. Seguramente no tienes todo el día abierto el PowerPoint o el Keynote, ¿por qué el correo sí?

Además, piensa ¿cuántas veces has enviado un mail y has protestado porque “aún no me han contestado”? Como asumimos que todos tenemos el correo abierto siempre, y que lo chequeamos constantemente, te mosquea cuando no tienes respuesta casi inmediata. Pero la realidad es que la gente tiene otras cosas que hacer en su vida a parte de estar pendiente de que a ti se te ocurra enviarle un correo…

En este sentido a mi hay una cosa que me produce mucha risa. Es lo que yo llamo el “mail sprint”. El mail sprint es ese en el cual la persona que lo escribe se empeña en retar al servidor por ver quién llega antes al destinatario. Así, una vez que pincha en “enviar”, el individuo sale corriendo como alma que lleva el diablo en dirección a la mesa de la persona a la que se lo ha enviado y cuando llega, suelta un “Te he enviado un mail, ¿lo has visto?”. ¡¡Pero si aún no ha dado ni tiempo a que se descargue del servidor!! Te suena, ¿verdad?.

4) Mi trabajo es contestar correos.  

Este es un comentario que me dicen muchos de los asistentes a mis talleres y cursos. (aunque después el 99% reconoce que no es así). A no ser que trabajes en un servicio de atención al cliente o de reclamaciones o similar, es muy probable que tu trabajo no sea contestar correos. Puede que sea parte de tu trabajo, pero no es tu trabajo como tal. No creo que te hayan contratado para contestar correos, sino para conseguir cosas y para ello, puede que necesites usar el correo, pero nada más.

De hecho, si tienes tarjeta de visita, lee lo que pone debajo de tu nombre. Tal vez ponga “representante comercial”, “técnico de marketing” o “Director de Compras”. Pero dudo mucho que ponga “Lector y redactor de correos electrónicos”.

5) Lo primero que hay que hacer es leer el mail 

Esta costumbre es la primera patada contra tu productividad, y desgraciadamente, es casi una práctica universal. La mayoría de personas cuando llega a la oficina lo primero que hace es leer el correo, como para ponerse al día de lo que hay o para ver si hay alguna urgencia (si fuera una urgencia de verdad, no te escribirían un mail, te lo aseguro).

Como ya comenté en este post, lo primero que deberías hacer es empezar el día trabajando con tu Tarea de Alto Impacto (T.A.I.) y no leyendo el mail. Piensa que en el correo te puedes encontrar un montón de cosas, gente que te cuenta cosas, algunos te piden algo, otros simplemente te saludan, otros te informan de cosas… Rompe con ello y empiezo sacándole partido a tu día a día con tu T.A.I. y cuando lo hayas hecho, abre el correo.

Soy consciente de que esto es difícil de hacer, porque no tenemos el hábito de hacerlo, y, sobre todo, porque estamos enganchados al mail. Por ello, te propongo una “cura de desintoxicación”. Mañana, empieza el día trabajando sobre una de tus TAI durante 10 minutos y luego, abre el correo. Al día siguiente, haz lo mismo durante 15 minutos. El tercer día, 20, el cuarto, 25 y el quinto, a ver si eres capaz de estar 30 minutos sin abrir el correo y trabajando en esas tareas que de verdad aportan valor a tu puesto. Te aseguro que tu productividad, se incrementará muchos enteros.

Te puedo asegurar que yo era de los que me creí estas cinco grandes mentiras, y que mi manera de trabajar con el mail se basaba en ellas. Desde que decidí cambiar estos malos hábitos, vivo mucho más relajado y mi trabajo sale de una manera mucho más eficiente. ¿Por qué no lo pruebas?