24 May 5 ideas para tener Reuniones Virtuales que sirvan de algo

¿Cuántas videoconferencias has tenido a largo de las últimas dos semanas? ¿Y a lo largo de mes pasado? ¿10, 15, 20, 30…? No lo sé, pero seguramente, muchas más de las que te habría gustado. Lo cierto es que, en nuestros cursos y talleres de Productividad, es una problemática que sale a la luz todos los días…

Lo cierto es que esto del COVID  y del teletrabajo nos ha cambiado radicalmente la manera de comunicarnos con la gente con la que trabajamos, con nuestros clientes, proveedores o jefes. Desgraciadamente, o no podemos estar todos en la oficina al mismo tiempo, o no podemos reunirnos de manera presencial o simplemente trabajamos con equipos que están en otros puntos de nuestra ciudad, del país o incluso del planeta.

Y claro, todo esto genera que estamos hasta arriba de videoconferencias (VC) o reuniones virtuales (RV) para poder realizar nuestro trabajo. Evidentemente esto es un problema, pero no es el único ya que desde mi punto de vista, no las hacemos bien. Por eso, hoy me gustaría contarte algunas ideas para que tus VC o RV sean un foco de productividad y no como habitualmente, un vampiro de tu productividad.

1.- Sé el primero en acceder a la Reunión Virtual y haz una prueba de funcionamiento. Te propongo que antes de que los demás participantes se incorporen a la videoconferencia pruebes que todo funciona adecuadamente. Por ejemplo, si vas a compartir una presentación, asegúrate de que los ajustes de la aplicación lo permiten. Si vas a utilizar la pizarra virtual, comprueba que sabes cómo funciona. Si vas a enviar un documento a través del chat, cerciórate de que no se queda colgado por el peso del doc.

No será la primera vez que se pierde tiempo  porque no conseguimos compartir la pantalla o porque no sabemos cómo apagar o encender el micro de alguien.

2.- Aunque esto es una idea que yo siempre he rechazado en las reuniones presenciales, creo que en las virtuales es fundamental que exista el rol de un moderador o coordinador de la reunión. Siempre he pensado que esto para una reunión presencial es una chorrada, porque se supone que ya somos mayorcitos. Sin embargo, creo que es clave que alguien tenga el control de la RV. Si en una reunión presencial dos personas hablan a la vez, más o menos se puede seguir la conversación. En una reunión virtual, eso es sinónimo de caos absoluto. Por eso creo que es fundamental que haya alguien que controle este tipo situaciones y mantenga el orden.

Además, creo que es bueno que haya una sola persona a los mandos de la aplicación para gestionar los permisos de compartir pantalla, que silencie los micros cuando haya mucho ruido o que se encargue de anotar las conclusiones.

3.- En lugar de irnos por las ramas, hay que ir al grano. Éste creo que es el gran mal de las reuniones presenciales y por supuesto también de las virtuales. Nos encanta hablar de otras cosas y dispersarnos. Pero si estamos en la reunión para hablar, por ejemplo, del presupuesto trimestral de marketing, hablemos de ello, y no de otros temas. Además, ya que tenemos muchas reuniones virtuales (y de ello nos quejamos) hay que agilizarlas lo más posible. Me parece muy bien lo de dar unos minutos de charla intrascendente, pero ojo, que no se nos vaya de las manos.

Seguro que has estado en más de una reunión en la que se habló más del último partido de futbol que del tema que os llevó a tener la reunión. Y es realmente frustrante tener esa sensación de pérdida de tiempo. Al grano y punto.

4.- Define claramente el Q-Q-C (qué – quién – cuándo). Si cuando termines una reunión no tienes clara alguna de estas tres palabras, probablemente la RV no ha sido suficientemente efectiva. Si no sabes qué es lo que hay que hacer, las cosas no se hacen. Si no sabes quién tiene que hacerlas, nadie las hace. Y si no sabes para cuándo tienen que estar hechas, tampoco se harán.

Hace años un jefe – crack que tuve en Deloitte me dijo que lo que no tiene fecha, no se hace. Y tiene toda la razón. Por tanto, definir claramente estas tres ideas se me antoja básico para poder considerar que una reunión virtual ha sido efectiva.

5.- Deja de cotillear. Como dice este anuncio de EVO Banco, que me parece absolutamente brillante, las reuniones virtuales nos han abierto las puertas de las casas de nuestros compañeros, jefes y clientes. Y eso, muchas veces, tiene un poder de atracción irresistible para mucha gente, que se dedica a curiosear el mobiliario, adornos o decoración de las otras personas.  Por eso te recomiendo que utilices los fondos virtuales que tienen casi todas las aplicaciones de videoconferencia para evitar distracciones a los demás. Idealmente, pon un fondo lo más aséptico posible o utiliza el desenfoque que permite que sólo se te vea a ti pero no ver lo que hay detrás tuyo.

Como ves son cinco ideas muy sencillas que creo que son absolutamente básicas. Es cierto que hay muchísimas más cosas que podemos hacer para tener reuniones virtuales mucho más productivas. Pero no quiero contártelas todas ahora porque nos llevaría un buen ratito y seguramente te tienes que conectar a una reunión en breve… 😉