23 May Correos electrónicos eficientes: Descubre las 5 claves

Probablemente a lo largo de tu vida escribirás millones de correos electrónicos. Es algo que hacemos todos los días y de manera casi automática en muchas ocasiones. ¿Pero sabes escribirlos bien? Hace tiempo te di algunas pistas sobre cómo hacerlo, pero quiero añadir algunas ideas fundamentales.

Según internetlivestats.com,  hoy se han enviado más de 109.900 millones de emails. De todos esos, estoy seguro que muchos están escritos de manera poco eficiente. Hoy te voy a contar las cinco claves que tienen que tener tus correos electrónicos:

Brevedad: Si escribes un mail con más de tres párrafos de tres líneas cada uno, tienes un problema. Uno de los errores más habituales es pensar que los correos electrónicos son un medio para dar rienda suelta a tu capacidad literaria. Si estás escribiendo emails muy largos, probablemente deberías plantearte si el coreo es el mejor mecanismo de comunicación para lo que quieres transmitir. Tal vez sea más eficiente utilizar un memo, una presentación o adjuntar un documento. O incluso, hablar con la otra persona. A menudo los correos electrónicos son la peor manera de solucionar algo.

Claridad y especificidad: ¿Cuántas veces has tenido una cadena de correos electrónicos sobre un mismo tema? Es muy habitual generar dudas en otras personas y esto supone que te vuelven a escribir. Cuantas más claro sea tu mail, más eficiente será. La idea es evitar el partido de ping-pong, preguntando, contestando, volviendo a preguntar, volviendo a contestar. En cambio, si te digo específicamente qué es lo que necesito, cuando leas mi correo tendrás claro lo que te estoy pidiendo.

Plazo definido: Siempre que envíes correos electrónicos pidiendo algo, deberías ser muy claro con la fecha en la que esperas recibirlo. Si estas escribiendo ese mail es porque necesitas algo (una información, material, etc.) y no deberías dejar al receptor la elección de para cuándo hay que hacerlo. Por eso, evita las frases del tipo “Cuando puedas…” o “a la mayor brevedad posible”. Piensa que su concepto de brevedad puede ser muy distinto al tuyo. En este aspecto, creo que hay que ser muy honesto a la hora de definir un plazo, y no abusar  del “para ayer” o “urgente”. (Personalmente, cuando recibo un mail de “urgente” me entra la risa porque si realmente fuese algo urgente, me habrían llamado por teléfono o habrían venido a verme…).

Estructurado: ¿Alguna vez has recibido lo que yo llamo un “chorimail”? Los chorimail son esos correos electrónicos en los que te ponen un montón de información, sin ningún tipo de estructura, sin usar las comas, los puntos y seguido o los puntos y aparte. El mail es comunicación escrita y por eso es necesario que la información tenga cierta estructura para hacerla más comprensible. Nuestro cerebro interpreta, comprende y retiene mejor la información cuando se presenta de manera estructurada.

Educado: Un “por favor” o “gracias” siempre son bienvenidos. No importa que tengas muy buen rollo con la persona a la que estás escribiendo, o que le conozcas desde hace mucho tiempo. No te cuesta nada y te hará ser mas elegante.

Creo que estas ideas se reflejarán mejor si te pongo un ejemplo. Imagina que estas preparando una presentación sobre la convención anual que se celebró hace un par de meses y quieres incluir unas fotos. Para ello, vas a mandarle una mail al departamento de Comunicación pidiéndoselas. Un ejemplo de mail correcto sería este:

“Buenos días Carlos,

Por favor, ¿Podrías enviarme 5 fotos de la entrega de premios que hizo el Presidente durante la convención anual de hace dos meses?

Te agradecería que me las pasaras antes de las 12h del próximo viernes.

Muchas gracias por adelantado.”

Como ves, este correo cumple con las 5 claves:

* Es breve (probablemente no hace falta que le explique que las quiero para una presentación).

* Es claro y específico: Solo necesito 5 fotos, de un evento en concreto (la convención anual) y de un momento determinado del evento (la entrega de premios del Presidente).

* Define el plazo: Antes del viernes a las 12h.

* Tiene estructura: Saludo – petición – plazo- despedida y todo ello con separación a través de puntos y aparte.

* Es educado: “Buenos días”, “por favor”, “gracias”.

En definitiva, escribir malos correos electrónicos es muy fácil, pero prestando un poco de atención podemos escribir mails mucho más eficientes. Y esta eficiencia se reflejará en una mejor coordinación y comunicación con otros compañeros y seguramente, menos correos en tu bandeja de entrada. 😉