18 Dic 5 carpetas que debería tener tu email

Un reciente estudio ha demostrado que de media los españoles pasamos 2,5h utilizando el correo electrónico. Esto significa que al año le dedicamos 450 horas, o lo que es lo mismo, 18,7 días completos, es decir, 56 días laborables al año. 56 días!!!! ¿No crees que es demasiado tiempo?

Soy consciente de que hay muchos tipos de trabajo, cada uno con sus peculiaridades, características y problemáticas. Y que en la mayoría de ellos, el uso del correo electrónico absorbe buena parte del tiempo que pasamos trabajando. Pero ¿realmente esto tiene lógica? ¿O acaso no gestionamos bien todos esos correos que nos llegan o que tenemos que enviar?

A lo largo de mis años impartiendo formación en #productividad me he encontrado con muchísima gente que se encontraba desbordada por el correo electrónico, cuya máxima preocupación era chequear el mail para ver qué les pedían sus jefes, clientes o colaboradores. Y en todos ellos había una característica común: tenían sensación de descontrol.

Para evitar esa insana sensación, te propongo una forma de gestionar tus correos. No quiero decir que sea la única forma correcta pero a mí me funciona y por eso la comparto contigo.

La primera clave para gestionar bien el correo es esta: deja de leer el mail cada cinco minutos. Seguro que tienes muchas cosas que hacer, y probablemente algunas de ellas requieren que pongas toda tu energía y concentración para hacerlas bien, así que mirar el mail cada dos por tres no te va a ayudar a hacerlas mejor. En lugar de eso, identifica determinados momentos a lo largo del día en los que tu tarea sea “Leer y contestar mails”, de manera que cuando no estés en esta tarea, cierra el correo electrónico. (Sí, se puede trabajar con el mail cerrado y no pasa nada: no salen granos, no engorda y no produce urticaria).

A partir de ahí, cuando abras tu mail, deberías siempre procesar los correos. Es decir, leerlos y tomar una decisión sobre qué debes hacer con cada uno de ellos. Piensa no todos los correos son iguales (unos pueden pedirte que hagas algo, otros ser recordatorios, otros informarte de determinadas cosas) y tu decisión sobre ellos será distinta en cada caso.

La idea es que cada vez que proceses tu bandeja de entrada seas capaz de decidir qué tienes que hacer con cada uno de esos correos y en base a esa decisión, organizarlos de una determinada manera. La consecuencia está clara: una vez que proceses y organices, tu bandeja de entrada se debería quedar vacía, lo cual no te puedes ni imaginar el gustirrinín que produce… 😉

Por tanto, una vez que procesas los mail que te hayan entrado en tu bandeja, los puedes organizar en alguna de estas 5 carpetas:

“Cosas por hacer”: En esta carpeta deberías incluir aquellos mails que cumplan estos con estos dos requisitos:

• Que te pidan que realices alguna acción que te vaya a llevar más de dos minutos realizar.
• Que consideres que tienes que ponerte con esa acción en cuanto puedas.

Por ejemplo, si en tu bandeja de entrada tienes un mail de tu jefe en el que te pide que le prepares el informe mensual con los datos de ventas para mañana a las 12h, y crees que esa tarea tienes que hacerla cuanto antes para poder cumplir el plazo que te han puesto, y que te va a llevar más de dos minutos, mueve ese mail a la carpeta “Cosas por hacer”. Y fíjate, he dicho que la muevas, no que te pongas a hacerla ahora mismo. Lo que queremos conseguir es organizar el correo, decidir donde debe ir cada mail, y después ya te trabajaremos en el informe.

Si en cambio el mail de tu jefe simplemente te está preguntando si ya tienes el informe listo, contéstale inmediatamente y borra ese correo (ya no te aporta nada). Recuerda, si la tarea dura menos de dos minutos, hazla y quítatela de encima.

Algún día: En esta carpeta deberías incluir aquellos correos en los que te piden que hagas algo pero que tú consideras que de momento no requieren que te pongas con ellas. Siguiendo con el ejemplo de antes, si tu jefe te pide que prepares el informe para el viernes y hoy es lunes, es probable que no sea una tarea a la que te tengas que dedicar de inmediato y por tanto puedes diferir o retrasar su ejecución.

Incluir mails en esta carpeta exige de una pensada previa, ya que eres tu quien debe considerar si esa tarea debes hacerla en cuanto puedas (en cuyo caso la pasarás a la carpeta de “Cosas para hacer”) o dejarla para otro momento.

Delegar: Aquí deberías meter aquellos correos en los que te piden que hagas una tarea pero tú has decidido delegarla en otra persona. Un truco que no falla es reenviarle ese correo a la persona en quien delegas y ponerte en copia a ti mismo. De esa manera, cuando te llegue tu correo sólo tienes que moverlo a la carpeta “Delegar” lo que te permitirá tener controladas las tareas que has delegado y hacer por tanto un seguimiento adecuado.

Archivo: Esta es una de las carpetas peor usadas y que se convierten en un gran cajón desastre. Los correos que van a esta carpeta son sólo aquellos cuyo contenido consideres de verdad que te pueden servir más adelante, ya sea como consulta, para recordar algo (fechas, precio, direcciones, etc.) o porque te puede servir de justificación en algún tema. Eso sí, hay que ser muy selectivo a la hora de archivar para no colapsar esta carpeta.

Borrar: Sí, una carpeta de borrar!!!! Aunque parezca increíble, los mails también se pueden borrar… Aquí deberías enviar directamente todos aquellos correos que:

• No te aporten nada
• Una vez leídos no necesites conservar
• Una vez contestados no necesites mantener en tu sistema de carpetas

En esta carpeta se incluirían, por ejemplo, los doscientos correos que recibes y que tan solo dicen “Gracias”, “ok” o “Recibido”. Ah! Y una buen hábito es vaciar de vez en cuando esa carpeta de Borrar. Si los has metido ahí, es muy probable que no los vayas a necesitar nunca más, así que olvídate del síndrome de Diógenes digital y vacíala!

Soy consciente de que cada uno de nosotros tiene su propio sistema, pero con este que te propongo tendrás claramente separados los correos en función del tipo de acción que requiere lo cual te permitirá focalizarte mejor en lo que realmente tienes que hacer. Así que ahora que se acerca un año nuevo, ¿por qué no empiezas a gestionar el correo de una manera mucho más eficiente?