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09, 2016

7 ideas para escribir mejor tus emails

Por Curro Castillo | 14 septiembre, 2016 | Productividad

¿Cuántos correos electrónicos escribes al día? ¿Y al mes? ¿ Y al año? Un montón ¿verdad? De hecho hay estudios que dicen que los españoles de media dedicamos 2h diarias a leer y escribir mails, es decir, el 25% de nuestra jornada laboral (considerando que trabajáramos 8h).
Si vamos a ocupar un procentaje tal alto de nuestro tiempo haciendo algo, mejor hagámoslo bien ¿no te parece?. Así pues, te presento algunas ideas para ser un crack de los emails:  

1.- El orden importa.
Generalmente todo el mundo empieza escribiendo el mail por el “Para”, después el “CC” o “”CCO” (si entiendes que hay que ponerlos), luego el “Asunto”, después el “Texto” del mail y finalmente, si hay que hacerlo, el “Archivo adjunto”. Craso error.   El orden correcto sería: Texto – Adjunto - Asunto – Para – CC/CCO.
La casuística sobre emails enviados por error sin terminarlos de escribir, o a falta de adjuntar el doc o textos en los que se dicen cosas fruto de la calentura del momento y que se escapan es extensísima. (Seguro que te suena alguna de esas situaciones…). Acostúmbrate a escribirlos de esta manera y veras como te evitas más de un disgusto…  

2.- Sé claro y directo.
Me parece estupendo que te mole escribir, dar rodeos a tus ideas, poner frases grandilocuentes y sacar el Cervantes que llevas dentro. Pero para eso, móntate un blog, pero no uses el mail para dar rienda suelta a tu hobby. El mail es una herramienta de comunicación que requiere ser claro y directo así que ve al grano y escribe en las dos primeras líneas cuál es la idea principal de tu mail, qué es lo que quieres o qué esperas que haga la otra persona.
Además, piensa que si chequeas el correo con el móvil y el texto del mail es un ladrillo de 20 líneas, lo mas probable es que de una pereza tremenda leerlo.

3.- Da pistas con el asunto
El asunto es lo primero que se ve de tu email y cuanto más clarificador sea, mejor. No se trata de que escribas todo en el asunto (ojo con los asuntos muy largos porque en los móviles puede no llegar a verse) pero sí que de un vistazo se pueda tener una idea de qué va el mail. Además si tienes acordado con tu equipo o entorno cercano una serie de acrónimos que puestos al principio del asunto, te ayudan a entender de qué va el mail, tienes mucho ganado. No me voy a repetir con este tema, ya que tienes toda la info en un post anterior (5 palabras que no pueden faltar en tus emails)

4.- Usa sólo un asunto por mail.
No caigas en la tentación de enviar un correo cuyo asunto diga “temas varios” porque aparte de que no se sabe de qué va (ver punto 3), estarás mezclando cosas con lo cual a la hora de buscar ese mail será complicado encontrarlo. Es preferible mandar cuatro mails a la misma persona sobre temas diferentes que enviarlo todo en un solo mail. De esta manera evitas que la otra persona tenga que recordar que los fees del proyecto X estaban incluidos en un mail en el que se hablaba del cambio de la reunión con el cliente Y, y que todo ello estaba en un mail que se titulaba “Otros asuntos”.

5.- Pon plazos.
Si vas a pedir a alguien que haga algo, señala de manera clara cuándo lo necesitas. De esta manera, evitarás que el destinatario interprete ese plazo y le ayudarás a decidir  si debe ponerse con ese tema inmediatamente o si puede retrasarlo para más adelante, o incluso delegarlo. Mucha gente recurre al clásico “ASAP” (as soon as possible) pero en mi opinión no es buena idea ya que tu ASAP y el suyo puede que no coincidan…  

6.- Pon en copia sólo si es necesario de verdad
Lo de poner en copia a mi jefe, al jefe de mi jefe, a mi compañero, a mi vecino del quinto y a mi prima Rita puede que esté justificado una vez entre un millón, pero no más. Siempre digo en mis cursos que antes de poner a alguien en copia pienses si esa persona puede seguir viviendo sin tu email y no le pasaría nada. Si la respuesta es sí, entonces no le pongas en copia, porque si no le vas a aportar nada ¿para que le mandas ese mail?
Mención especial reciben esos correos en los que se pone en copia al jefe para meter presión al otro. Puede que haya momentos en lo que esté justificado (especialmente si sabemos que el destinatario no mueve un dedo si no tiene esa presión), pero estoy seguro que eso no es necesario en todos tus correos. Es más, muchas veces a la gente le sienta mal y lo pueden ver como una muestra de agresividad o desconfianza hacia ti.  

7.- Escribe menos y habla más.

En lugar de escribir larguísimas cadenas de correos que se convierten en un partido ping-pong (mail para allí, mail para allá) ¿por qué no descuelgas el teléfono o vas a hablar en persona con el otro? Tenemos obsesión por escribir mails cuando es mucho más rápido hablar las cosas y además es mucho más fácil entenderse.
Vale, hay veces que hay que dejar constancia de las cosas por escrito pero estoy seguro que hay muchas ocasiones en las que puedes evitar ese cruce incontrolado de correos y conseguir lo mismo de una manera mucho más efectiva.  

Recuerda que ser eficiente y productivo depende en un altísimo porcentaje de nosotros mismos y escribir correos es algo que depende totalmente de nosotros así que… manos a la obra (o mejor dicho, al teclado) ;)

Publicado en: Productividad | Tags: productividad mail correo