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07, 2016

4 cosas que hacer antes de irte de vacaciones

Por Curro Castillo | 26 julio, 2016 | Productividad

Estoy seguro de que estás un poco atacado/a esta semana. El viernes te vas de vacaciones y tienes que dejar cerradas un montón de cosas antes de irte a subir montañas con un calor del demonio o a hacer castillos de arena a la playa con tus hijos. Y puede que el viernes hayas conseguido hacer todo eso que tenías que hacer, sin embargo, hay 4 cosas que te sugiero que no olvides aunque no estuvieran en tu lista de tareas:

1.- Deja preparada tu lista de proyectos o tareas para cuando vuelvas.
El regreso de las vacaciones viene generalmente acompañado de ese inevitable run-run en tu cabeza: “Qué bien me lo he pasado”, “lo que me gustaría es montar un chiringuito en la playa” o “qué ganas tengo de que me toque el Euromillón”...

Cuando regreses te verás obligado a reconectar y con todo ese ruido en la cabeza no siempre será fácil. Pero si te marcas ya el camino que tienes que seguir en las próximas semanas o meses, te resultará más fácil reencontrarte con tu yo-productivo. Piensa que antes de irte de vacaciones tienes más fresco los distintos jardines en los que andas metido y en los que debes meterte, así que aprovéchate de ello y dejar marcados tus principales hitos y objetivos para la vuelta.

Eso no quita que puedas revisarlos cuando te reincorpores (ya que en la montaña o en la playa se te haya podido ocurrir algunos otros que sumar a esa lista) pero al menos sabrás hacia donde empezar a caminar.

2.- Activa un buen mensaje de “Fuera de la oficina”
para que todo aquel que te escriba un correo sepa que no estás disponible. Te sugiero que estructures este mensaje con 3 partes:

a) Tiempo de ausencia: Deja claras las fechas en las que estarás de vacaciones, indicando que el primer y último día que señalas tampoco estás disponible. Ej: “Estaré de vacaciones desde el 1 al 19 de agosto ambos incluidos…”

b) Limitación de acceso:  Te sugiero que incluyas una frase tipo “Tendré acceso limitado al mail por lo que no esperes respuesta inmediata” o “No podré contestarte hasta mi vuelta” o “Trataré de contestarte cuando me sea posible”.

c) Urgencias: Es bueno que para casos de extrema urgencia dejes un teléfono de una persona al cargo que pueda valorar si la situación realmente es una urgencia y te tiene que molestar.   “En caso de urgencia real puedes contactar con Pepito Peerez en el teléfono 612.345.678”

3.- Informa a tu entorno de los motivos por los que pueden / deben llamarte durante las vacaciones.

Generalmente dejamos a criterio de los jefes o compañeros que se quedan en la oficina los motivos por los que pueden “molestarnos” en nuestro período de descanso veraniego, lo que produce que a veces te llamen por una chorrada o por algo por lo que no puedes hacer absolutamente nada. Así que ¿porqué no hacerlo al revés? Es decir, déjales muy claros qué circunstancias o asuntos consideras que son merecedores de una llamada de teléfono que se interponga entre tú y la cima de la montaña o el castillo de arena.

Si hay algo con lo que los asistentes a nuestros cursos y talleres coinciden es que la inmensa mayoría de lo que las personas consideramos urgencias, realmente no lo son. Así que no dejes que te perturben por una de ellas dejando claro qué es una urgencia para ti. Y en este sentido, sé cristalino: en caso de urgencia real, que te llamen por teléfono, no que te manden un mail (lo que da paso a la siguiente idea).

4.- 
Avisa de que no leerás el correo electrónico todos los días. Soy consciente de que el grado de dependencia y adicción que tenemos hace de esto una tarea complicada, pero tu cabeza necesita estar despejada para recargar pilas y leer el mail a cada rato no se lo va a permitir. En función de tu nivel de adicción trata de reducir su lectura  a una vez a la semana, o cada tres días o (en casos extremos) una vez al día.

A partir de aquí, ya solo queda que cambies el chip y te dediques a las 3 Ds: desconectar, descansar y disfrutar, que son probablemente cosas muy difíciles de hacer durante el año. Aprovecha el tiempo con tu familia y tus amigos y que pases un buen verano!!

Publicado en: Productividad | Tags: productividad organizacion planificacion